E-Mails, Ablenkungen und Multitasking

Der sichere Weg langsamer, unkonzentrierter und dümmer zu werden.

E-Mails sind für Viele ein Wundermittel der Kommunikation und gleichzeitig auch ein Fluch der digitalen Gesellschaft. Das Checken der E-Mails ist für die meisten Beschäftigten die erste Tätigkeit Ihres Arbeitstages. 62 Prozent überprüfen Ihre E-Mails auch im Urlaub und 47 Prozent bearbeiten Ihre privaten Mails währen der Arbeit.

Was passiert, wenn während der Arbeit ein E-Mail eintrifft? Auf 70 Prozent der E-Mails reagieren Beschäftigte innerhalb von sechs Sekunden. Nach Ihrer eigenen Einschätzung checken Sie nur einmal pro Stunde Ihre Mails. Die eigene Wahrnehmung gleicht eher einer Halluzination.

In der IT-Branche wird der Posteingang alle zwei Minuten überprüft. 23 Prozent der Gesamtarbeitszeit verbringen die Mitarbeiter im Schnitt mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails. 80 Prozent der Beschäftigten lassen Ihr Mailprogramm im Hintergrund laufen. 55 Prozent der Mitarbeiter schalten Ihr Mailprogramm auch privat nicht aus und haben es beim allabendlichen Surfen im Hintergrund aktiviert.

Was passiert eigentlich, wenn man nur fünf Tage ohne E-Mails verbringt? Welche Auswirkung hätte das auf den Stresslevel und unsere Gesundheit?

Verändern sich unsere Aufmerksamkeit, unser Drang zum Multitasking, unser Arbeitsverhalten und ändert sich in dieser Zeit auch messbar die körperliche Belastung?

Die Ergebnisse der Studie sind eindeutig: Der Drang zum Multitasking wird weniger, die Arbeitsunterbrechungen natürlich weniger und Phasen von konzentrierter Arbeit werden messbar länger.
Besonders wichtig sind die Ergebnisse bei den individuellen Stressmessungen. Die ergaben eindeutig ein Absinken des Stresslevels. Erstaunlicherweise war in diesen fünf Tagen die Herzfrequenz höher. Höher?
Ohne Mails waren die Mitarbeiter gezwungen, sich Informationen von Kollegen zu beschaffen. Die Studienteilnehmer mussten sich mehr bewegen und dadurch erhöhte sich die Herzfrequenz.

Nein, es kommt durch diese erzwungenen Bewegungspausen zu keinem Produktionsverlust! Es gab weder eine positive oder negative Änderung der Produktivität. Die Mitarbeiter aber empfanden die E-Mail-freien Tage als entspannter, sozialer und motivierender. Während dieser Zeit besorgten sich die Studienteilnehmer Informationen Großteil selber und Sie versuchten verstärkt Probleme selber zu lösen, bevor Sie Kollegen bei Ihrer Arbeit unterbrachen und Sie um Rat zu fragen.

Scheinbar benötigt das Schreiben einer E-Mail weniger Energie als das Anstrengen des eigenen Gehirns. Auch so kann man selbständiges Lernen und Arbeiten verlernen.

Interessant sind die Ergebnisse von Hirnscans bei Managern, denen man im Scanner ein Bild eines Smartphones zeigte.
Es wurde dabei ein Gehirnbereich aktiv, der für Belohnung zuständig ist. Genau die gleichen Ergebnisse findet man bei Drogensüchtigen, denen man eine Spritze zeigt, oder bei Übergewichtigen, denen man eine Süßspeise zeigt. Smartphones machen nachweislich süchtig!

Vor kurzem habe ich in einem Liedtext eines deutschen Songwriters ein sehr amüsantes Wort gehört, nämlich „Handyvibrationsphantom-Syndrom“. Was bedeutet das?
Immer mehr Handysüchtige holen Ihr Smartphone aus der Tasche, weil Sie glauben, dass Ihr Smartphone vibriert. Wir erwarten förmlich Minute für Minute eine neue E-Mail oder neue Nachricht.

Welche Auswirkungen haben chronisches Multitasking und permanente Ablenkungen?

Wenn wir versuchen, mehrere Aufgaben parallel auszuführen, sind die Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit gravierend. Das schnelle Wechseln von einer Aufgabe zu anderen führt zu einem enormen Energie- und Produktivitätsverlust.
So bleiben von einer Stunde Arbeitszeit durchschnittlich nur mehr 20 Minuten konzentrierte Arbeitszeit über.
Wir verlieren über 60 Prozent unserer Leistungsfähigkeit, die für die Steuerung des permanenten Aufgabenwechsels aufgewendet werden muss.

Gewöhnen wir uns an permanente Unterbrechungen und Ablenkungen, betreiben dabei ständiges Multitasking, um die Vielzahl an Aufgaben zu schaffen, treten negative Veränderungen auf:

  1. Die Fähigkeit, sich länger auf eine Aufgabe zu konzentrieren, sinkt. Aufmerksamkeitsdefizite und Konzentrationsschwierigkeiten nehmen zu.
  1. Wir sind ständig „online“. Auch in der Freizeit und kurz vor dem Schlafen checken wir unsere Mails und Nachrichten. Die Fähigkeit sich zu entspannen nimmt dadurch zunehmend ab. Unserem Organismus fällt es zufolge immer schwerer auf Entspannung umzuschalten.
  1. Die Gedächtnisleistung verschlechtert sich. Wir vergessen immer mehr und können uns an Namen, Gespräche usw. nicht mehr so gut erinnern. Durch chronischen Stress, verursacht durch digitale Reizüberflutung, ständige Unterbrechungen und Multitasking, leidet unsere Erinnerungsfähigkeit.
  1. Es gibt Hinweise, dass psychische Erkrankungen, wie Demenzerkrankungen und Depressionen im Zusammenhang mit chronischem Multitasking stehen.
  1. Wir verlernen Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Erlernte Zeitmanagement- und Priorisierungstechniken können unter Stress nicht mehr angewendet werden, sofern Sie in stresslosen Zeiten nicht geübt und automatisiert wurden.
  1. Ungeduld und Hektik nehmen immer mehr zu und unsere Zeitwahrnehmung verändert sich. Wir leben nicht mehr im Hier und Jetzt, sondern nur mehr im Morgen. Wir haben ständig das Gefühl der Zeit einen Schritt hinterher zu hinken.
  1. Wir werden immer oberflächlicher und schaffen es immer weniger Tätigkeiten fertig zu führen. Wir lesen Artikel, Bücher und Nachrichten nicht mehr fertig, überfliegen alles nur mehr oberflächlich. Wir hören unserem Gesprächspartner nicht mehr richtig zu. Generell verschlechtert sich unsere Wahrnehmungsfähigkeit.
  1. Chronisches Multitasking führt dazu, dass wir für die Erledigung einzelner Aufgaben immer länger brauchen. Durch Multitasking werden wir definitiv langsamer.
  1. Multitasking führt zur Überlastung des präfrontalen Kortex. Wir können als Folge unsere Gedanken, Emotionen und Impulse nur mehr eingeschränkt kontrollieren. Wir reagieren sensibler auf negative Reize und sind schneller genervt. Wir verhalten uns schroff unseren Mitmenschen gegenüber.
    Unsere Gedanken drehen sich nur mehr um unsere Sorgen, wir grübeln ständig und wir neigen aufgrund von unzureichender Impulskontrolle zu ungesunden Verhaltensweisen, wie übermäßigen Naschen, Alkohol- oder Drogenkonsum.

Was können Sie dagegen tun?

Es gibt viele einfache Möglichkeiten:

  1. Checken Sie in der Freizeit oder im Urlaub Ihre Mails nicht mehr. Nutzen Sie Ihren Autoresponder.
  1. Akzeptieren Sie, dass Sie kein Perpetuum Mobile sind. Unser Organismus, insbesondere unser Gehirn braucht Erholungsphasen. Gehen Sie daher so oft als möglich „offline“. Praktizieren Sie in der Freizeit digitales Fasten.
  1. Überlegen und planen Sie auch ganz bewusst, was Sie während der Arbeitszeit nicht machen werden. Dann bleibt Ihnen mehr Zeit für Wichtiges.
  1. Trainieren Sie Ihre Aufmerksamkeit und Konzentration mit Gehirntraining, beispielsweise mit Brainkinetik.
  1. Meditieren Sie regelmäßig. Meditation führt nachweislich zu umfassenden positiven Veränderungen im Gehirn. Sie werden stressresistenter, steigern Ihre Konzentration. Meditation hilft, den präfrontalen Kortex zu entlasten. Dadurch verbessert sich die Impuls-, Emotions- und Gedankenkontrolle.
  1. Versuchen Sie so gut auf möglich, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Verabschieden Sie sich vom Multitasking.
  1. Leben Sie achtsam im Hier und Jetzt.